Microsoft Outlook 2019
Att bekanta sig med all funktionalitet som erbjuds av Microsoft-program kan verka skrämmande. Och Microsoft Outlook är inget undantag, inte ens för någon med mer kunskap om Officepaketet. Det kan bero på att programmet erbjuder många funktioner som du måste bekanta dig med, och i början kan det tyckas obegripligt. Om du å andra sidan får kontroll över hur Outlook fungerar och det finns mycket att dra nytta av.
Outlook är en av Microsofts mycket stora och kraftfulla arbetshästar. Programmet hjälper dig att få en solid överblick över sina arbetsprocesser, arbetsuppgifter och kontakter. Och sedan är Outlook helt integrerbart med andra program i Officepaketet och OneDrive. Microsoft skriver att Outlook är programmet som gör att man kan arbeta effektivt med ett brett utbud av organisationsverktyg, som täcker e-post, kalender, kontakter, uppgifter etc.
Ett sådant övergripande organiseringsverktyg är användbart för att hantera ditt arbete, särskilt om du arbetar på större arbetsplatser eller i en organisation där du måste synkronisera många dagliga uppgifter, har en bred kommunikation med kollegor, andra avdelningar eller många kunder. Programmet kan dock vara lika intressant om du har en enskild firma eller om du är privatperson, såvida du inte är ett stort Microsoft-fan.
Mest känd för sin e-postfunktion
Många använder Outlook för att skicka e-post, och det är programmet i så stor utsträckning och utvecklat för. Precis som med t.ex. ett Gmail-konto kan du organisera din kommunikation för att hålla reda på vem du skickar e-post till, när och vad. Men med Outlook kan du hantera din e-post i detalj genom t.ex. att skapa mappar och undermappar så att du kan gruppera och organisera mottagare och avsändare.
På detta sätt undviker du en stökig inkorg, där information går förlorad. Detta inkluderar mycket smart funktionalitet, man kan till exempel kontrollera kommunikationen genom att placera flaggor på e-postmeddelandena, flaggorna har olika färgkoder så att du vet när du ska skicka ett e-postmeddelande – och varför. Samtidigt gör Office-integration det möjligt att arbeta i Excel, Word, etc. direkt från inkorgen smidigare än att behöva drunkna i bilagor som du skickar fram och tillbaka.
Mer än ett smart mail-verktyg
Med Outlook kan du också organisera och hantera din arbetskalender och dela den med dina kollegor. Så kan till exempel din partner se när du har tid till ett möte, precis som du kan se praktiska mötestider med dina kollegor. Med kalendern kan du skapa gemensamma möten och evenemang så att du, men också alla runt omkring dig, kan synkronisera era kalendrar och inte gå miste om vad som händer eller när det kommer att hända.
I Outlook finns det också en smart kontaktlista där du kan spara mycket information om dina anställda, kollegor och e-postkontakter, bland annat deras LinkedIn-information. På samma sätt låter programmet dig starta möten med dem du skriver med över Skype. Programmet är också smart nog att känna igen klockslag och viktiga tider i din kommunikation, så att resor och viktiga händelser automatiskt planeras in i din Outlook-kalender, på det viset missar du aldrig afterworken, firmafesten eller något annat viktigt.
Är Outlook nödvändigt?
En del av alla funktioner som Outlook erbjuder snabbar upp många processer i den dagliga administrationen och inte minst administrationen. Naturligtvis skulle du kunna ha din e-postkorrespondens genom e-postklienter som Gmail, Yahoo, iCloud-e-post eller en webbmail på ditt eget webbhotell. Och du skulle kunna använda din egen papperskalender eller en av alla gratisversioner av organizer-apps. Och naturligtvis skulle du kunna gå på sociala medier om du vill ta reda på vem du kommunicerar med, till och med för att komma ihåg resor och möten. Men allt detta tar tid. Kanske minuter, och i det långa loppet, minuter förvandlas till timmar och timmar till dagar.
Därför är Outlook ett utmärkt verktyg för dig som vill ha ett optimalt arbetsflöde. Om du är ett litet företag med en smal portfölj kan Outlets funktioner vara lite för bra, men för ett stort företag som behöver effektivisera sina anställdas dagliga arbete är Outlook bättre än utmärkt. Samtidigt kan du ta Outlook med dig var som helst via app-versionen, och därmed jämt och ständigt vara on-the-know.
Naturligtvis granskar denna artikel bara ytligt vad Outlook verkligen kan, det finns alltid mer att lära sig – och Outlook kommer regelbundet med uppdateringar och nya funktioner. Att programmet kan så mycket kan dock också vara programmets största utmaning.Ska man till exempel tro på recensionerna på TrustPilot, kan det tyckas skrämmande svårt för den vanliga användaren att komma igång. Men för den avancerade Office-användaren finns det definitivt mycket att vinna – och tid och pengar att spara i slutändan.
